Penginputan Jurnal

Posted by Krishand Krishand  at August 16th, 2013

Menu ini berfungsi untuk menginput Jurnal transaksi.

Keunggulan-keunggulan dari menu Jurnal Krishand GL :

1. Penomoran yang otomatis untuk setiap transaksi jurnal.
2. Anda bisa keluar dari menu Jurnal kapan saja Anda mau walaupun jumlah debet dan kredit dari jurnal yang sedang Anda input belum seimbang (balance).
3. Dalam menginput Jurnal, Anda bisa menginput transaksi jurnal untuk beberapa bulan periode sekaligus, tanpa harus menutup dahulu periode-periode sebelumnya.
4. Tersedia menu Standing Jurnal.

Membuka Menu Jurnal

• Dari Menu Utama, klik tombol Jurnal.
• Muncul Menu Jurnal Transaksi.

Tampilan menu Jurnal terdiri dari 2 bagian, yaitu Header dan Detail.

HEADER

Bagian Header mencakup data-data header transaksi, seperti Cabang, Periode, No. bukti, Tanggal dan sebagainya

Field-field Header :

Cabang
Cabang dari perusahaan. Untuk perusahaan yang tidak memiliki cabang, bisa dianggap sebagai Pusat.

Periode
Periode dari transaksi jurnal yang akan diinput.

Kode Bukti
Kode Bukti transaksi yang akan diinput. (Disetup pada menu Setup Awal – Setup Kode Bukti).

No. Bukti
Nomor bukti dari transaksi yang diinput. (Bisa dibuat otomatis dari tombol Auto No. Bukti)

Tanggal
Tanggal transaksi.

Checkbox Posting
Checkbox Posting akan otomatis terisi tanda check (v) bila Anda telah memposting periode yang bersangkutan. Sebaliknya checkbox Posting akan otomatis kosong bila Anda melakukan unposting periode tersebut. Jadi checkbox Posting hanya sebagai indikator bahwa transaksi periode tersebut telah diposting/unposting. Transaksi yang telah diposting tidak bisa diedit lagi. Untuk bisa mengeditnya Anda harus meng-unposting.

No. Referensi dan Keterangan
Disiapkan dalam Krishand GL, yang dapat diinput bebas, sebagai referensi bagi user.

DETAIL

Bagian Detail mencakup data-data transaksi, seperti No. Perkiraan, Uraian transaksi, Nilai Transaksi (debet/kredit) dan sebagainya.

Dan kini Anda bisa memilih bentuk tampilan Detail Jurnal Transaksi dalam menu Setup Preferensi yakni tampilan Datasheet dan Non-Datasheet.

Datasheet
Tampilan ini berbentuk tabel seperti yang biasa digunakan dalam program Excel. Terdiri atas baris dan kolom yang membentuk ba-ris data untuk Anda menginput jurnal.

Non-Datasheet
Tampilan ini lebih padat dan compact, berupa kolom-kolom data yang sudah ditempatkan secara tetap sehingga keseluruhan isi jurnal langsung terjabarkan dalam satu jendela. Untuk memudahkan Anda, maka warna kolom akan berubah menjadi oranye untuk menunjukkan kolom yang sedang aktif.

Field-field Detail :

No. Perkiraan
Nomor Perkiraan transaksi.

CC
Cost Center (diabaikan saja bila tidak ada).

Uraian
Uraian/keterangan dari transaksi. Kolom uraian ini bisa diisi maksimal 255 karakter.

Debet
Kolom untuk menginput nilai debet.

Kredit
Kolom untuk menginput nilai kredit.

Perkiraan Pembantu
Untuk menginput nomor perkiraan pembantu. (Diabaikan saja bila tidak ada)

Tombol “Search”

Terletak dibagian atas (sebaris dengan tombol-tombol New, Delete, …dsbnya), gunanya untuk membantu user dalam hal mencari Nomor Bukti untuk keperluan mengedit/hapus/cetak.

Dalam mencari nomor bukti, Anda bisa memasukan beberapa kriteria pencarian, seperti Cabang, No. Bukti, No. Perkiraan ataupun Uraian. Kriteria-kriteria ini bisa diinput lebih dari satu. Selain itu juga dalam menginput kriteria-kriteria tersebut bisa menggunakan karakter-karakter wildcard ” * ” (mewakili semua karakter) dan ” ? ” (mewakili satu kakarter).

Contoh  :

Cabang    : Jakarta            No. Perkiraan :  5*                                         Tekan tombol “Search”

Menampilkan semua transaksi untuk cabang Jakarta, dengan Nomor Perkiraan yang diawali dengan karakter “5”.

Cabang    : Bandung        No. Bukti  : ??M*        Uraian  :  *Bank*            Tekan tombol “Search”

Menampilkan semua transaksi untuk cabang Bandung, dengan karakter ketiga No. Bukti “M” dan keterangan Uraian yang ada kata “Bank”

Mencetak Bukti Jurnal

Untuk mencetak Bukti Jurnal bisa dilakukan dengan 2 cara :
a. Dari Menu Utama pilih Laporan
b. Dari menu Input Jurnal, klik tombol Report.

Dari menu Input Jurnal :

1. Pilih Cabang.
2. Pilih Periode transaksi yang mau dicetak.
3. Tekan tombol  (kaca pembesar) yang terletak pada sebelah kanan kolom No. Bukti.
4. Muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang telah dibuat sebelumnya. Bukti Jurnal yang muncul pada daftar adalah Bukti-bukti Jurnal untuk periode transaksi yang Anda pilih (no. 2)
5. Untuk memilih Bukti Jurnal yang mau dicetak, klik pada baris bukti jurnal yang dimaksud, lalu tekan tombol OK. Atau bisa juga dengan cara langsung meng-double klik pada baris bukti jurnal yang dipilih.
6. Transaksi yang dimaksud muncul di layar. Tekan tombol “Report“.
7. Tekan tombol “Preview” untuk melihat contoh cetak Bukti Jurnal pada layar komputer, atau tekan tombol “Print” untuk mencetak ke printer.
8. Bila ukuran kertas tidak sesuai, bisa setup pada tampilan preview – page setup.

Menginput Standing Jurnal

Apabila transaksi jurnal yang ingin Anda input, sifatnya rutin (seperti gaji, iuran kebersihan, biaya bank, dll), Anda bisa memanfaatkan fasilitas standing jurnal yang telah disediakan dalam Krishand GL. Dengan menggunakan fasilitas standing jurnal Anda bisa menghindari pengetikan berulang-ulang untuk transaksi-transaksi yang sifatnya rutin dan selalu sama setiap bulan.

1. Pastikan Anda telah mensetup transaksi-transaksi rutin tersebut pada menu Standing Jurnal (Menu Utama – Setup Awal – Standing Jurnal)
2. Tekan tombol New
3. Pilih Cabang Perusahaan.
4. Pilih Periode transaksi yang mau diinput.
5. Pilih jenis Kode Bukti.
6. Untuk penomoran secara otomatis, tekan tombol Auto No. Bukti.
   Dengan ditekannya tombol Auto No. Bukti, maka sistem akan otomatis membuat nomor bukti baru yang merupakan kelanjutan dari nomor sebelumnya. (lihat Setup Awal – Setup Format Kode Bukti).
7. Input Tanggal transaksi.
8. Input No. Referensi dan Keterangan (bila diperlukan).
9. Setelah data-data pada kolom Header terisi semua, selanjutnya arahkan kursor ke kolom Detail.
10. Tekan tombol “Standing Jurnal“, yang terletak dibagian atas (sebaris dengan tombol-tombol New, Delete, …dsbnya)
11. Muncul daftar standing jurnal yang telah Anda setup sebelumnya pada menu Setup Standing Jurnal, untuk memilih, lakukan double klik pada baris standing jurnal yang dimaksud.

Menginput Data Baru

1. Tekan tombol New
2. Pilih Cabang Perusahaan.
3. Pilih Periode transaksi yang mau diinput.
4. Pilih jenis Kode Bukti.
5. Untuk penomoran secara otomatis, tekan tombol Auto No. Bukti.
   Dengan ditekannya tombol Auto No. Bukti, maka sistem akan otomatis membuat nomor bukti baru yang merupakan kelanjutan dari nomor sebelumnya. (lihat Setup Awal – Setup Format Kode Bukti).
6. Input Tanggal transaksi.
7. Input No. Referensi dan Keterangan (bila diperlukan).
8. Setelah data-data pada kolom Header terisi semua, selanjutnya arahkan kursor ke kolom Detail.
9. Input No. Perkiraan Jurnal, CC (CostCenter bila ada).
10. Input Uraian jurnal.
11. Input Nilai jurnal (debet/kredit).
12. Bila transaksi yang diinput adalah transaksi No. Perkiraan yang mempunyai Perkiraan Pembantu, maka Anda harus menginput No. Perkiraan Pembantu yang bersangkutan.
13. Untuk menginput jurnal lawannya, silakan input No. Perkiraan yang menjadi perkiraan lawannya beserta CC (costCenter) kalau ada.
14. Input Uraian dari perkiraan lawannya. Bila Uraian antara debet dan kredit sama, maka Anda bisa lakukan double-klik pada kolom uraian lawan, maka kolom Uraian akan otomatis terinput sesuai dengan yang telah Anda input sebelumnya.
15. Demikian juga nilai transaksi, bila nilai transaksi antara debet dan kredit sama, Anda tinggal mengdouble-klik pada kolom nilai lawannya.
16. Jika terjadi selisih pada nilai debet/kredit yang Anda input, maka besar nilai selisihnya bisa Anda ketahui pada kolom yang terletak di bagian kanan bawah layar.
17. Tekan tombol New untuk input data selanjutnya atau Close untuk keluar.

Mengedit Data

1. Pilih Cabang.
2. Pilih Periode transaksi yang mau diedit.
3. Tekan tombol  (kaca pembesar) yang terletak pada sebelah kanan kolom No. Bukti.
4. Muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang telah dibuat sebelumnya. Bukti Jurnal yang muncul pada daftar adalah Bukti-bukti Jurnal untuk periode transaksi yang Anda pilih (no. 2)
5. Untuk memilih Bukti Jurnal yang mau diedit, klik pada baris bukti jurnal yang dimaksud, lalu tekan tombol OK. Atau bisa juga dengan cara langsung meng-double klik pada baris bukti jurnal yang dipilih.
6. Transaksi yang telah dilakukan proses Posting tidak bisa diedit. Untuk mengeditnya harus diun-posting dulu.
7. Transaksi yang dimaksud muncul di layar. Silakan edit yang diperlukan.
8. Pencarian bukti jurnal dengan menekan tombol , hanya menampilkan nomor dan tanggal jurnal saja. Jika Anda lupa nomor jurnal yang ingin Anda edit, Anda bisa menekan tombol “Search” yang ada pada bagian atas (sebaris dengan tombol-tombol New, Delete, …dsbnya).
9. Dengan menekan tombol “Search” maka daftar transaksi jurnal dilampirkan lebih lengkap dan detail. Setelah Anda mengetahui No. Bukti Jurnal yang hendak diinput, Anda bisa memanggil bukti jurnal yang dimaksud pada tombol .
10. Tekan tombol New untuk input data selanjutnya atau Close untuk keluar.

Seperti yang telah disebutkan diatas, menu Input Jurnal terdiri dari 2 bagian: Header dan Detail.
Posisi kursor sangat menentukan bagian data mana yang ingin dihapus. Bila posisi kursor berada pada bagian Header, maka seluruh transaksi jurnal dari nomor bukti yang aktif akan terhapus. Sebaliknya jika posisi kursor ada pada bagian Detail, maka hanya baris detail dimana kursor berada yang akan terhapus.

1. Pilih Cabang.
2. Pilih Periode transaksi yang mau dihapus.
3. Tekan tombol  (kaca pembesar) yang terletak pada sebelah kanan kolom No. Bukti.
4. Muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang telah dibuat sebelumnya. Bukti Jurnal yang muncul pada daftar adalah Bukti-bukti Jurnal untuk periode transaksi yang Anda pilih (no. 2)
5. Untuk memilih Bukti Jurnal yang mau dihapus, klik pada baris bukti jurnal yang dimaksud, lalu tekan tombol OK. Atau bisa juga dengan cara langsung meng-double klik pada baris bukti jurnal yang dipilih.
6. Transaksi yang telah dilakukan proses Posting tidak bisa dihapus. Untuk bisa menghapusnya harus diun-posting dulu.
7. Transaksi yang dimaksud muncul di layar.
8. Perhatikan bagian yang ingin dihapus, bila Anda hanya ingin menghapus baris detail jurnal, arahkan kursor pada baris detail yang ingin dihapus, tekan tombol “Delete“. Atau jika Anda ingin menghapus keseluruhan jurnal, letakkan kursor pada bagian Header (No. Bukti, Tanggal, sejenisnya) kemudian tekan tombol “Delete“.
9. Pencarian bukti jurnal dengan menekan tombol , hanya menampilkan nomor dan tanggal jurnal saja. Jika Anda lupa nomor jurnal yang ingin Anda hapust, Anda bisa menekan tombol “Search” yang ada pada bagian atas (sebaris dengan tombol-tombol New, Delete, …dsbnya).
10. Dengan menekan tombol “Search” maka daftar transaksi jurnal dilampirkan lebih lengkap dan detail. Setelah Anda mengetahui No. Bukti Jurnal yang hendak dihapus, Anda bisa memanggil bukti jurnal yang dimaksud pada tombol .
11. Tekan tombol New untuk input data selanjutnya atau Close untuk keluar.

Untuk menghapus beberapa baris detail sekaligus Anda bisa lakukan dengan cara menandai baris-baris detail yang ingin dihapus (dengan cara menekan mouse – sambil ditarik), pada kotak abu-abu yang terletak di sisi paling kiri baris detail (sebelah kiri dari kolom No. Perkiraan), kemudian tekan tombol delete yang ada pada keyboard. Muncul jendela dialog konfirmasi proses penghapusan, tekan karakter “Y” berulang-ulang sampai semua baris detail terhapus.