Setup Format Laporan

Posted by Krishand Krishand  at August 15th, 2013

Salah satu keunggulan dari Krishand GL adalah fleksibilitas dalam mensetup laporan keuangan umum seperti Neraca, Laba / Rugi dan HPP. Dalam Krishand GL, user bebas mendefinisikan perkiraan-perkiraan yang akan dimunculkan nilainya dalam laporan keuangan.

Membuka Menu Setup Format Laporan

• Dari Menu Utama, klik tombol Setup Awal.
• Dari Menu Setup Awal, pilih Format Laporan Keuangan dan dobel klik pilihan tsb.
• Muncul Menu Setup Format Laporan Keuangan.

Laporan keuangan yang disediakan dalam Krishand GL bisa sampai dengan 10 versi.

Jenis-jenis laporan keuangan yang bisa disetup sendiri oleh user :

1.    Neraca
2.    Laba/Rugi
3.    Penjelasan Neraca
4.    Penjelasan Laba/Rugi
5.    Harga Pokok Penjualan

Dalam menu Setup Format Laporan, dibagi menjadi 2 bagian : Header dan Detail

Header adalah bagian untuk mendefinisikan apa yang akan dimunculkan, bagaimana formatnya (Bold, Underline, Italic), posisi (Left/Right) dan seterusnya.

Detail adalah definisi rumus untuk baris header.

Header  :

Jenis Laporan
Jenis laporan yang akan disetup (laporan neraca, laba/rugi, dstnya)

Judul Laporan
Judul besar yang akan muncul pada lembar laporan.

Row No.
No. baris dari baris-baris keterangan laporan. Selain berfungsi untuk penomoran baris keterangan laporan, Row. No. ini juga mengidentifikasikan urutan-urutan keterangan laporan yang akan ditampilkan.
Contoh  :    10    Kas
                  40   Piutang
                  20   Bank
                  30   Persediaan

Yang akan tampil pada lembar laporan adalah      Kas
                                                                        Bank
                                                                        Persedian
                                                                        Piutang
Pada pembuatan laporan keuangan, tidak tertutup kemungkinan user ingin menyisipkan baris baru pada format laporan yang telah dibuat. Untuk mengantisipasi hal ini, disarankan penomoran baris keterangan laporan dibuat kelipatan 10, mis. 10, 20, 30…dst (untuk aktiva) atau 2010, 2020, 2030 …dst (untuk passiva), dengan demikian apabila suatu saat user ingin menyisipkan baris baru, bisa memberikan nomor diantaranya, mis. 15, 25… dst

Description
Kolom ini adalah keterangan laporan yang ingin ditampilkan pada lembar laporan. Pada bagian ini, ada beberapa entity yang disediakan agar pembuatan laporan bisa dibuat menjadi lebih rapi. Entity-entity tersebut :

1. Space
   Apabila Anda menginput kata “space” pada baris Description, maka sistem akan membuat satu baris kosong. Banyaknya baris kosong yang akan dibuat tergantung dari berapa baris keterangan yang Anda isi dengan kata “space”.
2. –
   Apabila Anda menginput dengan karakter “-“, maka sistem akan mengisi baris tersebut dengan garis satu (———————————-)
3. =
   Apabila Anda menginput dengan karakter “=”, maka sistem akan mengisi baris tersebut dengan garis dua (=================)
4. Selain ketiga entity yang disebutkan Anda bisa bebas menginput keterangan (tulisan) apa saja yang hendak Anda munculkan dalam lembar laporan.

Position
Posisi dari keterangan yang dibuat. Dalam menu Setup Format Laporan dikenal dua posisi, yaitu Left dan Right. Seperti dalam tampilan laporan type Scontro, Left adalah untuk kolom Aktiva (positif) dan Right adalah untuk kolom Passiva (negatif). Keterangan Left dan Right ini wajib diisi sebagai indikator bagi sistem bahwa keterangan dan rumus yang dibuat adalah termasuk dari bagian aktiva atau passiva.

Bold, Underline, Italic
Beri tanda check (v) pada kolom Bold, jika keterangan pada baris tersebut ingin dipertebal, beri tanda check (v) pada kolom Underline, jika keterangan pada baris tersebut ingin digarisbawahi, atau beri tanda check (v) pada kolom Italic, jika keterangan pada baris tersebut ingin buat font miring.

Value Type
Pada lembar laporan Krishand, terdapat 3 kolom yang tidak kelihatan, kolom keterangan itu sendiri, kolom subtotal dan kolom total. Kolom subtotal berguna bagi Anda yang ingin mendefinisikan laporan keuangan dalam bentuk subtotal, yang kemudian dibuat total. Sedangkan jenis dari nilai keterangan barang bisa dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu Details, Subtotal dan Total.

Fungsi Value Type ini adalah fasilitas bagi user untuk menentukan apakah nilai keterangan yang dimaksud akan diperlakukan sebagai subtotal atau total.
Misalnya Anda ingin membuat tampilan seperti di bawah ini :

Kas                                                                    1.000.000

    Bank BCA                        750.000
    Bank Lippo                       350.000
Bank                                                                  1.100.000
Persediaan                                                         5.000.000
                                                                    ———————-
Total Aktiva                                                         7.100.000
                                                                    ===========

maka pengisian pada menu Setup Format Laporan :

View
Checkbox View ini berguna untuk menentukan apakah baris laporan yang telah disetup tersebut mau ditampilkan atau tidak. Nilai default checkbox adalah true (ditampilkan). Hilangkan tanda check (v) bila Anda tidak mau menampilkan baris laporan tersebut.

Detail  :

Bagian detail berfungsi untuk mendefinisikan rumus perhitungan dari baris keterangan yang ada pada bagian header. Kita ambil contoh untuk tampilan header seperti diatas.

1. Kas :
   – Arahkan kursor ke bagian Header, baris 10.
   – Setelah itu klik ke bagian Detail.
   – Pada kolom No. Perkiraan, pilih No. Perkiraan untuk Kas yang dimaksud.
   – Pilih Kode CC (Cost Center) apabila No. Perkiraan tersebut adalah perkiraan Cost Center.
   Penjelasan rumus adalah : bahwa untuk format laporan yang dibuat, Header baris 10, akan muncul keterangan “Kas”, dengan nilai yang akan diambil adalah nilai saldo yang ada pada perkiraan Kas.
2. Bank :
   Chart Account untuk perkiraan Bank sbb :
    

   1103	Bank
   11030005	BCA RP 035-3333333
   11030007	BCA RP 035-888888
   11030008	BCA RP 001-3020121
   11030009	BCA USD 027-3045678

   – Arahkan kursor ke Header baris 30
   – Setelah itu klik ke bagian Detail.
   – Pada kolom No. Perkiraan, pilih No. Perkiraan untuk No. Perkiraan 11030005
   – Kemudian buat baris baru lagi pada kolom Detail.
   – Pada kolom No. Perkiraan, pilih No. Perkiraan untuk No. Perkiraan  11030007
   – Kemudian buat baris baru lagi pada kolom Detail.
   – Pada kolom No. Perkiraan, pilih No. Perkiraan untuk No. Perkiraan 11030008
   Penjelasan rumus : pada baris 30, akan muncul keterangan “Rupiah”, dengan nilai yang akan diambil adalah penjumlahan dari saldo perkiraan 11030005, 11030007 dan 11030008

   – Header Baris 40, bagian Detailnya diinput dengan No. Perkiraan 11030009

   – Arahkan kursor ke Header baris 50.
   – Klik ke bagian Detail.
   – Pada kolom No. Perkiraan, pilih No. Perkiraan Bank 1103
   Penjelasan rumus : pada baris 50, akan muncul keterangan “Bank”, dengan nilai yang akan diambil adalah penjumlahan saldo dari semua anak perkiraan – anak perkiraan yang ada pada  perkiraan induk Bank.

   Hal serupa juga bisa diterapkan, bila perkiraan Bank (Rupiah / valas) disetup sebagai Perkiraan Pembantu dari perkiraan Bank (lihat Perkiraan Pembantu), maka untuk Detail baris 50, cukup diinput No. Perkiraan Bank saja (1103).

lihat Contoh Kasus Laporan pada data demo Krishand GL.

Tombol “Re-Sort“

Tombol ini berfungsi untuk mengurutkan kembali Row. No. yang mungkin menjadi tidak berurutan akibat dari penyisipan-penyisipan baris yang terjadi.

Contoh  :    10    Kas
                  40   Piutang
                  20   Bank
                  30   Persediaan

Dengan mengklik tombol Re-sort, menjadi :

                  10    Kas
                  20   Bank
                  30   Persediaan
                  40   Piutang

Tombol “Preview Sample“

Tombol ini berfungsi untuk melihat hasil sementara format laporan yang telah disetup, agar supaya user mendapat gambaran bentuk laporan yang telah dibuat.

Tombol “Copy From“

Tombol ini berfungsi untuk mengcopy format laporan dari satu format laporan keuangan ke format laporan keuangan yang lain.

1. Pilih Jenis Laporan yang mau dibuat (Neraca A…J atau Laba/Rugi A…J, dst)
2. Input Judul Laporan tersebut.
3. Klik tombol Copy Format.
4. Muncul Jendela dialog yang menanyakan dari format laporan yang mana.
5. Pilih Format Laporan dari daftar. (Format Laporan yang ada dalam daftar adalah Format Laporan yang sebelumnya telah disetup user).
6. Tekan OK untuk mengcopy.
    

Tombol “Remove All“

Tombol ini berfungsi untuk menghapus format dari Jenis Laporan yang telah disetup oleh user sebelumnya.

1. Pilih Jenis Laporan yang mau dihapus.
2. Tekan tombol Remove All.
3. Layar menjadi bersih, semua format-format untuk Jenis Laporan yang dimaksud, terhapus.